Anda dapat mengundang vendor untuk dapat mengajukan invoice pada perusahaan melalui Mekari Expense. Undangan tersebut memudahkan vendor dalam mengirimkan invoice untuk selanjutnya diproses oleh perusahaan. Berikut langkah-langkahnya.

1. Login ke Mekari Expense melalui app.expense.mekari.com.

2. Masuk ke menu Purchasing.

3. Lalu klik submenu “Vendors”.
   

A. Menambahkan Vendor Secara Manual

1. Pada halaman Vendors, klik tombol “Add vendor” lalu pilih Add vendor manually.
   

2. Masukkan nama vendor pada kolom Vendor name.
   

3. Pilih tipe dan status hukum vendor.
   

4. Masukkan nomor telepon, email dan alamat vendor.
   

5. Unggah dokumen NIB vendor.
    

   Jika perusahaan telah menambahkan dokumen sebagai syarat pembuatan vendor, Anda perlu mengunggah dokumen tersebut saat membuat vendor. Anda dapat menambahkan dokumen vendor melalui link berikut.

6. Klik “Complete questionnaire” untuk melengkapi pertanyaan terkait privasi data dan keamanan.
    

   Pertanyaan ini bersifat opsional yang dapat Anda atur di sini.

7. Pilih nama bank yang vendor gunakan.
   

8. Masukkan juga nomor rekening dari bank tersebut.
   

9. Pada bagian Legalitas Dokumen Date, pilih tanggal legalitas dokumen. Dan klik “Submit for review”.
    

   Kolom merupakan custom field yang dapat Anda atur di sini.

B. Menambahkan Vendor Melalui Link

1. Pada halaman Vendors, klik tombol “Add vendor” lalu pilih Invite vendor via link.
    

   Untuk mengundang vendor dibutuhkan Vendor invitation credit.

2. Masukkan informasi seperti nama vendor, tipe vendor, status hukum dan email vendor. Lalu klik “Invite”.
    

   - Jika vendor sudah terdaftar sebelumnya, nama vendor akan muncul pada daftar dropdown. Jika belum, sistem akan membuat vendor baru.
   - Email ini akan digunakan oleh vendor untuk melakukan registrasi dan login ke Vendor Portal.
   - Dokumen dan kuesioner yang perlu diisi berdasarkan status legal Corporate atau Individual dapat dikonfigurasi melalui halaman Vendor Review Workflow.

3. Vendor yang sudah berhasil diundang, akan muncul pada list berikut.
   

C. Cara Vendor Melakukan Pembuatan Akun

1. Setelah diundang melalui email yang diinput melalui poin B, vendor akan mendapatkan activation link dan setelah di klik akan diarahkan ke halaman ini.
   

2. Jika proses pembuatan akun berhasil,setelah login, vendor perlu melakukan pengisian vendor profile seperti informasi legalitas, document dan questionnaire jika diminta oleh merchant yang mengundang vendor dengan klik “Setup profile”.
   

3. Jika vendor baru pertama kali diundang oleh perusahaannya, ia akan diarahkan untuk mengisikan vendor information di halaman dan perlu melengkapi informasi berikut.
   

4. Jika informasi yang diinput sudah sesuai, klik “Submit for review”.

5. Setelah status submit for review, merchant yang mengirimkan invitation nya akan memproses vendor dan masuk dalam proses vendor approval.

6. Jika status status vendor dan portal user sudah aktif, maka vendor dapat login ke vendor portal. 
   

D. Cara Menghapus Akses Vendor

1. Masuk ke menu Purchasing.

2. Lalu klik submenu “Vendors”.
   

3. Pilih vendor yang aksesnya ingin Anda hapus, lalu klik “Actions” lalu pilih Deactivate vendor atau pilih Revoke access untuk mencabut akses vendor.
    

   - Deactivate membuat vendor tidak bisa membuat invoice namun masih dapat mengakses vendor portal.
   - Revoke access membuat vendor tidak bisa mengakses vendor portal sama sekali