Pencarian

Bagaimana Cara Mengelola Daftar Vendor untuk Pembayaran Purchase Invoice pada Mekari Expense

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Setelah Anda menambahkan Produk, maka langkah selanjutnya adalah mengelola daftar vendor untuk melakukan pembayaran pada Purchasing. Berikut adalah langkah-langkahnya.

A. Cara Menambahkan Vendor

  1. Masuk akun Mekari Expense Anda, lalu pilih menu Purchasing. Kemudian pilih tab “Vendors”.
  2. Lalu klik “Add vendor”.
  3. Kemudian, isikan nama vendor, pada kolom Vendor name.
    1.png
  4. Lalu tentukan Vendor type. Apabila Anda memilih tipe vendor domestik, maka pilih toggle Domestic.
    2.png

  5. Apabila Anda memilih tipe vendor Domestic, maka Anda dapat melanjutkan pengisian Phone number, Email address dan Vendor Address.

    - Kolom Vendor address, Email address, dan Bank name bersifat opsional.
    - Anda dapat mengaktifkan toggle berikut apabila vendor terkait tidak memerlukan review.

  6. Kemudian isikan Vendor documents (apabila dibutuhkan).

    Bagian pengisian Vendor Document dan Questionnaire hanya akan tersedia apabila fitur Vendor Review telah diaktifkan pada company Anda. Ketika fitur tersebut diaktifkan, maka Anda perlu membuat Workflow Vendor Review terlebih dahulu.

  7. Lalu lengkapi kuesioner berikut. Klik “Complete questionnaire” untuk melanjutkan.

    Bagian pengisian Vendor Document dan Questionnaire hanya akan tersedia apabila fitur Vendor Review telah diaktifkan pada company Anda. Ketika fitur tersebut diaktifkan, maka Anda perlu membuat Workflow Vendor Review terlebih dahulu.

  8. Kemudian, pilih nama bank pada kolom Bank name untuk melengkapi informasi rekening bank vendor. 
  9. Namun, apabila Anda memilih tipe vendor internasional, maka pilih toggle International.
    4.png
  10. Kemudian untuk tipe vendor International, Anda perlu melengkapi kolom-kolom di bawah ini. Berikut penjelasannya.
    41.png
No Nama Fitur Penjelasan
1 Currency

Pilihan mata uang.

6.png
2 Country

Pilihan negara yang memiliki mata uang terkait.

Sebagai contoh, apabila Anda memilih mata uang USD (United States Dollar), pilihan negara yang memiliki mata uang terkait adalah sebagai berikut.
3 Phone number Nomor telepon yang dapat dihubungi.
4 Email address Alamat email.
5 Vendor address Alamat vendor.
6 City Kota asal.
7 State/Province Negara bagian/Provinsi.
8 Postal code Kode pos.
9 Vendor document Menampilkan dokumen pendukung untuk pengajuan vendor.
10 Questionnaire Digunakan untuk menampilkan daftar kuesioner yang perlu diisi oleh vendor selama proses review. 
11 Bank account information

Informasi akun Bank. Di bagian ini juga terdapat pilihan tipe akun yang terdiri dari Business dan Individual.
8.png

Di sini, Anda akan melihat beberapa informasi seperti Swift code, Account number, dan Account holder ketika kolom Currency dan Country telah ditentukan. Kolom-kolom tersebut akan berubah berdasarkan Currency dan Country yang telah dipilih.

7.png
  1. Jika seluruh data sudah terisi maka klik “Submit for review”.

  2. Maka nama vendor yang telah berhasil terbuat, akan muncul pada daftar nama vendor. Pada halaman ini, Anda dapat klik “Action” untuk melakukan perubahan informasi vendor (Edit), melihat informasi detail vendor (View details), dan mengarsipkan vendor (Archive vendor).

    Berikut rincian penjelasan terkait status pada vendor yang telah diajukan.

    Nama Status Deskripsi
    Draft Vendor telah disimpan, tetapi belum diajukan untuk proses review. 
    Menunggu Review (Awaiting Review)  Vendor telah diajukan dan sedang menunggu tindakan atau persetujuan dari approver. 
    Menunggu Revisi (Awaiting Revision)  Approver meminta perubahan pada data vendor. Tim procurement perlu melakukan revisi dan mengajukan kembali vendor untuk ditinjau. 
    Menunggu Peninjauan Ulang (Awaiting Reassessment)  Vendor yang sebelumnya berstatus aktif diajukan kembali untuk melalui proses review secara menyeluruh. 
    Aktif (Active)  Vendor telah mendapatkan seluruh persetujuan yang diperlukan dan dapat digunakan dalam proses pembelian. 
    Tidak Aktif (Inactive)  Vendor telah diarsipkan. Riwayat transaksi yang terkait dengan vendor tetap tersimpan di sistem. 

  3. Pada halaman ini, klik tombol Action untuk melihat detail vendor (View details), mengubah informasi vendor (Edit vendor), melakukan peninjauan ulang vendor (Reassess vendor), mengarsipkan vendor (Archive vendor), atau mengelola produk yang terkait dengan vendor (Edit associated product). 

    - Apabila ingin memunculkan nama-nama vendor yang telah diarsipkan, maka Anda dapat aktifkan toggle “Show archived vendors”.

    - Selain itu, Anda juga dapat memulihkan vendor yang diarsipkan dengan klik “Action” pada akun vendor yang diarsip, lalu pilih Restore vendor.
    Restore vendor.png
    - Apabila Anda ingin melakukan peninjauan ulang vendor (Reassess vendor), Anda dapat klik “Actions”, lalu pilih “Reassess vendor”.

    - Maka Anda akan diarahkan kembali ke halaman Reasses vendor. Tinjau kembali data vendor, kemudian apabila data telah benar, klik “Submit for reassessment”.

B. Cara Melakukan Vendor Mapping

Setelah menambahkan vendor, langkah selanjutnya adalah memetakan produk pada vendor tersebut jika Anda mengaktifkan fitur vendor mapping. Pemetaan ini berfungsi untuk mengelompokkan produk berdasarkan vendor agar data lebih tertata dan mudah dikelola. Dengan begitu, sistem dapat menampilkan daftar produk yang sesuai saat Anda membuat Purchase Quote, Order, dan Invoice. Proses ini membantu mempercepat pencatatan transaksi sekaligus meminimalkan risiko kesalahan data. Berikut langkah-langkahnya:

  1. Pilih salah satu vendor yang telah ditambahkan.

  2. Kemudian Anda akan diarahkan ke halaman detail vendor. Selanjutnya, klik tab “Associated product” untuk melakukan pemetaan.

  3. Selanjutnya, klik “Actions” dan pilih “Associate product”.

  4. Pada panel Associate Product, lakukan pemetaan terhadap produk yang dijual oleh vendor terkait. Klik ikon “Tambah” untuk menambahkan produk, kemudian gunakan kolom pencarian untuk menemukan produk yang ingin dipetakan. Produk yang telah berhasil ditambahkan akan muncul di sisi kanan halaman. Jika semua produk sudah ditambahkan, klik “Associate Product” untuk menyimpan pemetaan.

  5. Selanjutnya, Anda akan kembali ke halaman Associated product. Atur satuan dan harga berbeda untuk satu produk. Pengaturan ini memungkinkan Anda menentukan beberapa satuan (misalnya per unit, per box, atau per pack) beserta harganya masing-masing. Pilihan satuan tersebut akan otomatis muncul sebagai opsi pada formulir pembelian seperti Purchase Invoice, Purchase Order, Purchase Quote, dan Purchase Request.

    - Jika Anda menghapus satuan produk (unit), pastikan setidaknya satu satuan tetap tersedia untuk produk tersebut. Notifikasi “At least one unit must remain for the product” akan muncul jika Anda mencoba menghapus satuan terakhir yang masih terdaftar.

    - Untuk mengubah satuan, tambahkan terlebih dahulu satuan baru dengan klik “Add unit”, kemudian hapus satuan lama yang sudah tidak digunakan.

    - Dalam satu Vendor, setiap produk hanya dapat memiliki satu entri untuk satuan (unit) yang sama. Artinya, Anda tidak dapat menambahkan produk yang sama dengan satuan yang identik lebih dari satu kali. Jika Anda ingin menambahkan produk yang sama dengan satuan berbeda, tambahkan melalui opsi “Add unit” dan tentukan satuan serta harga yang sesuai.
    - Untuk menambahkan produk, klik “Associated product”.

     

  6. Setelah semua produk dan satuannya berhasil ditambahkan, klik “Save” untuk menyimpan pengaturan.

C. Cara Melakukan Approval pada Vendor

Pengguna yang ditetapkan sebagai approver dalam workflow dapat mengakses halaman Vendor Approval untuk meninjau vendor yang telah diajukan. Berikut langkah-langkahnya.

Penting
Hanya pengguna yang ditetapkan dalam workflow sebagai approver untuk transaksi Domestic dan/atau International yang dapat mengakses dan melakukan tindakan pada halaman Vendor Approval.

  1. Masuk ke akun Mekari Expense Anda sebagai peran Approver.
  2. Kemudian pilih menu Approvals, lalu klik tab “Vendors”.
  3. Lalu klik “Actions”, dan pilih “Approve vendor”.

  4. Maka akan muncul pop up notifikasi berikut yang menyatakan bahwa vendor telah disetujui.

    - Vendor dengan status selain Active tidak dapat dipilih pada proses Purchase.
    - Setelah vendor memperoleh status Active, vendor tersebut akan tersedia dan dapat digunakan dalam proses Purchase seperti biasa.

  5. Anda juga dapat menolak pengajuan vendor dengan klik “Actions”, lalu pilih “Reject vendor”.
  6. Kemudian akan muncul pop up berikut. Isikan alasan Anda menolak pengajuan vendor tersebut. Lalu klik “Reject”.
  7. Kemudian akan muncul pop up notifikasi berikut yang menyatakan bahwa pengajuan vendor tidak diterima.
  8. Selain itu Anda dapat melakukan pengajuan revisi pada data vendor dengan klik “Actions”, lalu pilih “Request revision”.
  9. Selanjutnya isikan alasan pengajuan revisi, lalu klik “Request revision”.

  10. Maka akan muncul pop up notifikasi berikut yang menyatakan bahwa vendor perlu direvisi.

    Anda juga dapat melakukan bulk reject dan bulk approve dengan mencentang beberapa vendor. Lalu klik salah satu tombol di bawah ini.

  11. Selain itu, Anda juga dapat memantau aktivitas pengelolaan data vendor dengan klik “Actions”, lalu pilih “View details”.
  12. Kemudian akan terlihat Vendor history.

Selanjutnya Anda akan mempelajari cara menambahkan gudang dengan klik di sini.