Vendor Review Workflow memungkinkan Admin dan Super Admin mengatur proses review vendor sebelum vendor digunakan dalam transaksi. Melalui workflow ini, Anda dapat menentukan dokumen yang wajib dilengkapi, formulir pertanyaan, alur persetujuan, serta pengecualian proses review untuk pengguna tertentu.
Sebelum membuat vendor, pastikan Anda telah mengonfigurasi Vendor Review Workflow sesuai kebutuhan dan kebijakan perusahaan. Simak penjelasannya berikut ini.
Penting
- Admin dan Super Admin dapat membuat serta mengelola workflow onboarding vendor melalui menu Workflow. Setiap workflow digunakan untuk mengatur keseluruhan proses review vendor berdasarkan jenis transaksi yang dipilih.
- Perubahan pada workflow yang sudah ada hanya akan berlaku untuk vendor baru atau vendor yang masih berstatus Draft. Vendor yang telah berstatus Active atau sedang berada dalam proses review tidak akan terpengaruh oleh perubahan tersebut.
- Menonaktifkan atau menghapus workflow tidak akan mempengaruhi pengajuan review vendor yang sedang aktif dan telah menggunakan workflow tersebut.
Masuk ke akun Mekari Expense Anda. Lalu pilih menu “Workflow”.
Kemudian klik tab “Vendors”.
Lalu klik “Create workflow”.
Selanjutnya Anda akan diarahkan ke halaman kolom pengisian Workflow. Berikut rincian penjelasan setiap kolom.
| No. | Nama Fitur | Penjelasan |
| 1 | Workflow name (required) | Nama workflow vendor review (wajib diisi). |
| 2 | Description (required) | Deskripsi workflow vendor review (wajib diisi). |
| 3 | Transaction type |
Menentukan apakah workflow berlaku untuk vendor Domestic atau International. Setiap jenis transaksi hanya dapat memiliki satu workflow aktif. Tombol “Create” tidak dapat digunakan jika workflow Domestic dan International sudah aktif. |
| 4 | Vendor Documents |
Menentukan dokumen yang wajib atau opsional diunggah oleh vendor selama proses pengajuan vendor. Anda dapat menambahkan dokumen dari kategori yang tersedia atau membuat nama dokumen kustom sesuai kebutuhan perusahaan. Mendukung hingga 20 dokumen wajib yang dapat dipilih dari kategori yang telah ditentukan (Administrasi & Legal, Pajak & Keuangan, Perjanjian Hukum, Dokumen Transaksi, dan Lainnya) atau menggunakan nama dokumen kustom yang diisi secara bebas. Penting |
| 5 | Questionnaire |
Digunakan untuk menentukan formulir atau kuesioner yang harus diisi oleh vendor selama proses pengajuan. Anda juga dapat mengatur apakah kuesioner tertentu bersifat wajib (Required) atau opsional. Mendukung hingga 10 formulir kuesioner dalam setiap workflow. Penting |
| 6 | Vendor Approval rule |
Untuk menentukan alur persetujuan (approval) vendor sebelum vendor tersebut bisa digunakan atau diaktifkan di sistem. Keterangan:
Multi-layer approval rules memungkinkan Anda mengatur hingga 10 tahapan persetujuan dalam satu workflow. Setiap tahapan dapat ditentukan berdasarkan struktur pelaporan organisasi (1–4 tingkat atasan) atau karyawan tertentu (Employee ID), serta dapat dilengkapi dengan approver alternatif sehingga salah satu approver yang ditentukan dapat memberikan persetujuan. |
| 7 | Vendor review exemption |
Digunakan untuk menetapkan pengguna yang memiliki izin untuk melewati proses review vendor, sehingga vendor dapat dibuat atau dikelola tanpa mengikuti alur review yang berlaku. Pengguna yang dipilih pada bagian ini dapat mengecualikan vendor dari proses review sesuai dengan konfigurasi yang berlaku pada perusahaan. |
Selanjutnya klik “Save & publish”.
-
Maka workflow yang telah dibuat akan ditampilkan pada halaman berikut.
Anda tidak dapat membuat workflow vendor baru apabila masih terdapat workflow aktif untuk jenis transaksi yang sama. Untuk membuat workflow baru, nonaktifkan atau hapus workflow yang sudah ada terlebih dahulu.
Demikian penjelasan terkait cara mengatur Workflow untuk Vendor Review. Selanjutnya pelajari di sini terkait cara submit vendor.