Policy Claims memungkinkan Anda mengelola kategori yang digunakan untuk menetapkan kebijakan limit transaksi reimbursement dan cash advance. Untuk mempermudah pengelolaan dalam jumlah banyak, kini tersedia fitur Bulk upload category yang memungkinkan Anda menambahkan beberapa kategori sekaligus.
Berikut langkah-langkahnya.
Masuk ke akun Mekari Expense Anda, lalu pilih menu “Policy”.
Lalu klik submenu “Claims”.
Kemudian pada tab ‘Categories’, pilih “Create category”, lalu pilih “Bulk upload category”.
Pada tab Upload CSV, klik “Download template” yang disediakan untuk memastikan data yang diunggah sesuai dengan format yang ditentukan.
Kemudian isikan template yang telah Anda unduh. Berikut beberapa hal yang perlu Anda ketahui pada saat mengisikan data pada template file:
Maksimal 100 policy dalam satu kali upload.
Satu baris mewakili satu policy.
Gunakan seluruh 12 kolom sesuai urutan pada template. Jangan mengubah nama kolom.
Masukkan spending limit dengan format, misalnya
Per_week:150000;per_month:2000000.Nilai yearly harus lebih besar dari monthly, dan monthly harus lebih besar dari weekly.
Untuk member_type = org_and_branch, masukkan nama organisasi dan cabang sesuai data yang terdaftar. Gunakan * untuk menerapkan policy ke seluruh organisasi atau cabang.
Untuk member_type = employee_name, masukkan alamat email karyawan.
Jika nama policy yang diunggah sudah digunakan, data policy tersebut akan diperbarui tanpa mengubah statusnya.
Kemudian unggah kembali template yang telah Anda isi dengan klik “Browse”.
Kemudian klik “Submit”.
Setelah file berhasil di-upload, Anda akan diarahkan ke halaman detail upload seperti berikut. Pada halaman ini, Anda dapat melihat informasi file dan status proses upload. Data yang diunggah akan melalui proses validasi sebelum hasil upload ditampilkan.
Selanjutnya, kembali ke halaman Bulk upload category dan klik tab “Upload log” untuk melihat riwayat upload. Anda dapat melihat status dan hasil dari setiap proses upload, termasuk jumlah data yang berhasil dibuat, diperbarui, atau gagal diproses. Klik “View details” untuk melihat detail hasil upload.
Berikut rincian penjelasan setiap kolom pada tabel Upload log.
| No. | Nama Fitur | Penjelasan |
| 1 | Filter Status | Digunakan untuk memfilter data berdasarkan status upload. |
| 2 | Date | Menampilkan tanggal dan waktu saat file di-upload. |
| 3 | Uploaded by | Menampilkan nama dan ID pengguna yang melakukan upload. |
| 4 | File name | Menampilkan nama file yang di-upload. |
| 5 | Rows | Menampilkan jumlah baris data yang diproses dalam proses bulk upload. |
| 6 | Created | Menampilkan jumlah data yang berhasil dibuat. |
| 7 | Updated | Menampilkan jumlah data yang berhasil diperbarui. |
| 8 | Status | Menampilkan status proses upload, seperti Completed, Partially completed, atau Failed. |
| 9 | View details | Digunakan untuk melihat detail hasil proses upload. |
Tampilan Status Log pada Halaman ‘View Details’
Status ‘Failed’ ketika Row Tidak Sesuai
Anda dapat kembali mengedit report yang mengalami error dengan klik “Download error report”.Apabila terdapat data yang perlu diperbaiki, silakan lakukan perubahan pada data di sheet, lalu upload kembali file tersebut. Setelah file berhasil di-upload, data terbaru akan tercatat sebagai entry baru pada status log.
- Status ‘Completed’ ketika Unggahan Sesuai
- Status ‘Partially Completed’ untuk Data yang Sebagian Berhasil Diproses