Mekari Expense dapat diintegrasikan dengan Mekari Jurnal untuk menyinkronkan transaksi pengeluaran perusahaan. Melalui integrasi ini, berbagai transaksi di Mekari Expense, seperti Bills, Cards, Fee, Balance, Reimbursement, dan Cash Advance, dapat diposting ke Mekari Jurnal berdasarkan akun yang telah dipetakan.
Penting
Pastikan hal-hal berikut telah terpenuhi sebelum melakukan integrasi:
1. Pengguna memiliki akses untuk melakukan integrasi dengan Mekari Jurnal.
2. Akun perusahaan telah terintegrasi dengan Mekari Jurnal.
3. Akun Mekari Expense telah dipetakan ke akun Mekari Jurnal.
Pada penjelasan berikut, Anda akan mempelajari cara kerja integrasi Mekari Expense dengan Mekari Jurnal serta transaksi yang akan disinkronkan ke Mekari Jurnal.
1. Detail Transaksi Claims dan Integrasinya dengan Mekari Jurnal
a. Transaksi Reimbursement
| Jenis Transaksi | Tampilan di Mekari Expense | Jurnal’s Expense Post (Pencatatan Biaya di Jurnal) | Jurnal Entry |
| Domestic | Reimbursement | 1. Pay from: Mekari Expense balance 2. Status: Paid 3. Expense account: [Category account] 4. Tag: XPM - Reimbursement | 1. Debit: [Category account] 2. Credit: Mekari Expense balance |
| International | Reimbursement Under payment: Perusahaan melakukan pencairan dana kepada karyawan dalam USD (menggunakan nilai tukar real-time). | Pay from: Mekari Expense balance Status: Paid Expense account: [Category account] Tag: XPM - Reimbursement | Debit: [Category account] Credit: Mekari Expense balance |
Keterangan Gambar untuk Transaksi Domestic
Berikut adalah contoh tampilan transaksi dan pencatatannya pada Mekari Expense dan Mekari Jurnal untuk transaksi Domestic:
- Tampilan di Halaman Mekari Expense
Tampilan di Jurnal’s Expense Post (Pencatatan Biaya di Jurnal)
Berikut adalah contoh tampilan pencatatan transaksi Domestic pada halaman Mekari Jurnal. Angka pada gambar merujuk pada informasi yang dijelaskan pada kolom “Pencatatan Biaya di Jurnal” dengan kategori ‘Domestic’ pada tabel atas.- Tampilan di Jurnal Entry
Berikut adalah contoh tampilan Jurnal Entry pada halaman Mekari Jurnal. Angka pada gambar merujuk pada informasi yang dijelaskan pada kolom “Jurnal Entry” dengan kategori ‘Domestic’ pada tabel atas.
Keterangan Gambar untuk Transaksi Internasional (Multi Currency)
Berikut adalah contoh tampilan transaksi dan pencatatannya pada Mekari Expense dan Mekari Jurnal untuk transaksi Multi Currency:
- Tampilan di Halaman Mekari Expense
Tampilan di Jurnal’s Expense Post (Pencatatan Biaya di Jurnal)
Berikut adalah contoh tampilan pencatatan transaksi International pada halaman Mekari Jurnal. Angka pada gambar merujuk pada informasi yang dijelaskan pada kolom “Pencatatan Biaya di Jurnal” dengan kategori ‘Internasional’ pada tabel atas.Tampilan di Jurnal Entry
Berikut adalah contoh tampilan Jurnal Entry pada halaman Mekari Jurnal. Angka pada gambar merujuk pada informasi yang dijelaskan pada kolom “Jurnal Entry” dengan kategori ‘Internasional’ pada tabel atas.
b. Transaksi Cash Advance
| Jenis Transaksi | Tampilan di Mekari Expense | Journal’s Expense Post | Jurnal Entry |
| Domestic | Variance = 0 Jumlah Request amount sama dengan Report amount. | Pay from: [Account receivables] Status: Paid Expense account: [Category account] Tag: XPM - Cash advance | [Request] Debit: [Account receivables] Credit: Mekari Expense balance [Settled] Debit: [Category account] Credit: [Account receivables] |
| Refund to company Jumlah Request amount lebih besar dari Report amount. | Pay from: [Account receivables] Status: Paid Expense account: [Category account] Tag: XPM - Cash advance | [Request] Debit: [Account receivables] Credit: Mekari Expense balance [Settled] Debit: [Category account] Credit: [Account receivables] [Refund] Debit: Mekari Expense balance Credit: [Account receivables] | |
| Disburse to employee Jumlah Request amount lebih kecil dari Report amount, dengan force settlement. | Pay from: [Account receivables] Status: Paid Expense account: [Category account] Tag: XPM - Cash advance | [Request] Debit: [Account receivables] Credit: Mekari Expense balance [Settled] Debit: [Category account] Credit: [Account receivables] | |
| Disburse to employee Jumlah Request amount lebih kecil dari Report amount. | Pay from: [Account receivables] Status: Paid Expense account: [Category account] Tag: XPM - Cash advance | [Request] Debit: [Account receivables] Credit: Mekari Expense balance [Settled/Add’l reimburse] Debit: [Category account] Credit: [Account receivables] dan Mekari Expense balance | |
| International | Variance = 0 Jumlah Request amount sama dengan Report amount. | Pay from: [Account receivables] Status: Paid Expense account: [Category account] Tag: XPM - Cash advance Pencairan dilakukan dalam mata uang asing menggunakan saldo IDR Wallet | [Request] Debit: [Account receivables] Credit: Mekari Expense balance [Settled] Debit: [Category account] Credit: [Account receivables] |
| Refund to company Jumlah Request amount lebih besar dari Report amount. | Pay from: [Account receivables] Status: Paid Expense account: [Category account] Tag: XPM - Cash advance Pencairan dilakukan dalam mata uang asing Refund dilakukan dalam IDR menggunakan saldo IDR Wallet | [Request] Debit: [Account receivables] Credit: Mekari Expense balance [Settled] Debit: [Category account] Credit: [Account receivables] [Refund] Debit: Mekari Expense balance Credit: [Account receivables] | |
| Disburse to employeeJumlah Request amount lebih kecil dari Report amount, dengan force settlement. | Pay from: [Account receivables] Status: Paid Expense account: [Category account] Tag: XPM - Cash advance Pencairan dilakukan dalam mata uang asing menggunakan saldo IDR Wallet | [Request] Debit: [Account receivables] Credit: Mekari Expense balance [Settled] Debit: [Category account] Credit: [Account receivables] | |
| Disburse to employeeJumlah Request amount lebih kecil dari Report amount. | Pay from: [Account receivables] Status: Paid Expense account: [Category account] Tag: XPM - Cash advance Pencairan dilakukan dalam mata uang asing menggunakan saldo IDR Wallet | [Request] Debit: [Account receivables] Credit: Mekari Expense balance [Settled/Add’l reimburse] Debit: [Category account] Credit: [Account receivables] dan Mekari Expense balance |
Keterangan Gambar untuk Transaksi Domestic
Berikut adalah contoh tampilan transaksi dan pencatatannya pada Mekari Expense dan Mekari Jurnal untuk transaksi Domestic:
Cash Advance dengan Variance = 0
Sebagai contoh, Anda mengajukan permintaan cash advance sebesar 50.000 IDR untuk keperluan Transportasi, dan dana tersebut telah dicairkan. Anda juga telah mengajukan laporan settlement. Dalam kasus ini, seluruh dana telah digunakan dan terdapat biaya pencairan sebesar 3.000 IDR.
Tampilan
(Tampilan di halaman Mekari Expense)
(Tampilan di halaman Jurnal’s Expense Post)
(Tampilan di halaman Jurnal Entry)
(Tampilan ketika settlement telah selesai dan transaksi tercatat sebagai debit pada Employee Receivables serta kredit pada Mekari Expense Balance)
(Tampilan jurnal transaksi setelah fee sebesar 3.000 IDR dicatat)
Cash Advance dengan Variance Refund sebesar 10.000 IDR
Sebagai contoh, Anda mengajukan cash advance sebesar 50.000 IDR untuk keperluan Transportasi, dan dana tersebut telah dicairkan. Anda juga telah mengajukan laporan settlement. Dalam kasus ini, pengguna hanya menggunakan 40.000 IDR, sehingga perlu mengembalikan kelebihan dana sebesar 10.000 IDR kepada perusahaan. Selain itu, terdapat biaya pencairan sebesar 3.000 IDR.
(Tampilan di halaman Mekari Expense)
(Tampilan di halaman Jurnal’s Expense Post)
(Tampilan di halaman Jurnal Entry)
(Tampilan ketika refund telah selesai dan transaksi tercatat sebagai debit pada Mekari Expense Balance serta kredit pada Account Receivables)
(Tampilan jurnal transaksi setelah fee sebesar 3.000 IDR dicatat)
Cash Advance dengan Variance Reimburse sebesar 10.000 IDR, Force Settlement
Sebagai contoh, mengajukan cash advance sebesar 50.000 IDR untuk keperluan Transportasi, dan dana tersebut telah dicairkan. Pengguna juga telah mengajukan laporan settlement. Dalam kasus ini, pengguna menggunakan 60.000 IDR, yang lebih besar dari jumlah dana yang dicairkan, sehingga perusahaan perlu mencairkan selisih sebesar 10.000 IDR kepada pengguna. Selain itu, terdapat biaya pencairan sebesar 3.000 IDR.(Tampilan di halaman Mekari Expense)
(Tampilan di halaman Jurnal’s Expense Post)
(Tampilan di halaman Jurnal Entry)
(Tampilan jurnal transaksi setelah fee sebesar 3.000 IDR dicatat)
Cash Advance dengan Tambahan Reimburse kepada Pengguna
Pengguna mengajukan cash advance sebesar 50.000 IDR untuk keperluan Transportasi, dan dana tersebut telah dicairkan. Pengguna juga telah mengajukan laporan settlement. Dalam kasus ini, pengguna menggunakan 60.000 IDR, yang lebih besar dari jumlah dana yang dicairkan, sehingga perusahaan perlu memberikan tambahan reimburse sebesar 10.000 IDR kepada pengguna. Selain itu, terdapat biaya pencairan sebesar 3.000 IDR.
(Tampilan di halaman Mekari Expense)
(Tampilan di halaman Jurnal’s Expense Post)
(Tampilan di halaman Jurnal Entry)
(Tampilan jurnal transaksi setelah settlement selesai, dengan pencatatan debit dan kredit)
Keterangan Gambar untuk Transaksi Internasional (Multi Currency)
Berikut adalah contoh tampilan transaksi dan pencatatannya pada Mekari Expense dan Mekari Jurnal untuk transaksi Internasional:
(Tampilan di halaman Jurnal’s Expense Post)
(Tampilan di halaman Jurnal Entry)
Skenario Variance pada Transaksi Multi-Currency
Variance = 0: Pengguna menerima cash advance 150 AUD dan menggunakan seluruhnya untuk settlement (150 AUD). Tidak ada selisih yang perlu dikembalikan atau dibayarkan.
Variance – Refund to Company: Pengguna menerima cash advance 150 AUD, tetapi hanya menggunakan 50 AUD. Pengguna perlu mengembalikan 100 AUD kepada perusahaan.
Variance – Disburse to Employee: Pengguna menerima cash advance 150 AUD, tetapi menggunakan 200 AUD. Perusahaan perlu membayarkan tambahan 50 AUD kepada pengguna.
Kurs: Seluruh transaksi menggunakan kurs yang telah ditetapkan, yaitu Rp12.500/AUD, meskipun kurs real-time adalah Rp11.900/AUD.
2. Detail Transaksi Trips dan Integrasinya dengan Mekari Jurnal
a. Transaksi Reimbursement
| Jenis Transaksi | Tampilan di Mekari Expense | Jurnal’s Expense Post (Pencatatan Biaya di Jurnal) | Journal Entry |
| Reimbursement | — | Pay from: Mekari Expense Balance Status: Paid Expense account: [Category account] Tag: XPM - Trip Reimbursement | Debit: [Category account] Credit: Mekari Expense Balance |
Keterangan Gambar untuk Transaksi Reimbursement Trips
Berikut adalah contoh tampilan transaksi dan pencatatannya pada Mekari Expense dan Mekari Jurnal untuk transaksi Reimbursement Request dan Report Trip:
Tampilan pada halaman Mekari Expense
1. Request Trip
2. Report Trip
Pengguna tidak mengajukan cash advance. Setelah perjalanan selesai, pengguna dapat mengajukan permintaan reimbursement melalui Report Form.
Tampilan pada Halaman Jurnal
(Tampilan di halaman Jurnal’s Expense Post)
(Tampilan di halaman Journal Entry)
Tampilan di Halaman Jurnal ketika jumlah Request berbeda dengan jumlah Settlement
(Tampilan di halaman Jurnal’s Expense Post)
(Tampilan di halaman Journal Entry)
b. Transaksi Cash Advance
| Jenis Transaksi | Tampilan di Mekari Expense | Journal’s Expense Post | Journal Entry |
| Cash Advance | Variance = 0
Jumlah Request amount sama dengan Report amount. | Pay from: Mekari Expense Balance Status: Paid Expense account: [Category account] Tag: XPM - Cash Advance | [Request] Debit: [Account receivables] Credit: Mekari Expense Balance [Settled] Debit: [Category account] Credit: [Account receivables] |
| Cash Advance | Refund to company
Jumlah Request amount lebih besar dari Report amount. | Pay from: [Account receivables] Status: Paid Expense account: [Category account] Tag: XPM - Cash Advance | [Request] Debit: [Account receivables] Credit: Mekari Expense Balance [Settled] Debit: [Category account] Credit: [Account receivables] [Refund] Debit: [Account receivables] Credit: Mekari Expense Balance |
| Cash Advance | Disburse to employee
Jumlah Request amount lebih kecil dari Report amount. | Pay from: [Account receivables] Status: Paid Expense account: [Category account] Tag: XPM - Cash Advance | [Request] Debit: [Account receivables] Credit: Mekari Expense Balance [Settled/Add'l reimburse] Debit: [Category account] Credit: [Account receivables] and Mekari Expense Balance |
Keterangan Gambar untuk Transaksi Cash Advance Trips
Berikut adalah contoh tampilan transaksi dan pencatatannya pada Mekari Expense dan Mekari Jurnal untuk transaksi Cash Advance Request, Disbursed dan Report Trip:
Tampilan pada Halaman Mekari Expense
1. Request
2. Disbursed
3. Report
- Variance = 0
Kondisi ketika jumlah pengeluaran aktual sama dengan jumlah yang dilaporkan. Refund to the company:
Jumlah Request amount lebih besar daripada Report amount, sehingga pengguna perlu mengembalikan selisih dana kepada perusahaan.
1. Submit report
2. Approved
4. Additional reimbursements to employees:
Jumlah Request amount lebih kecil daripada Report amount, sehingga perusahaan perlu membayarkan selisihnya kepada pengguna.
i. Submit report
ii. Approved
Tampilan pada Halaman Mekari Jurnal
1. Cash Advance Request
(Tampilan pada halaman Journal Entry)
2. Cash Advance Report
(Tampilan pada halaman Jurnal’s Expense Post)
(Tampilan pada halaman Journal Entry)
Tampilan di Halaman Jurnal ketika jumlah Request berbeda dengan jumlah Settlement
Cash Advance ketika Variance = 0
(Tampilan di halaman Jurnal’s Expense Post)
(Tampilan di halaman Journal Entry)
Cash Advance saat perlu di-Disburse kepada karyawan
(Tampilan di halaman Jurnal’s Expense Post)
(Tampilan di halaman Journal Entry)
Cash Advance saat Variance perlu di-Refund ke Perusahaan
(Tampilan di halaman Jurnal’s Expense Post)
(Tampilan di halaman Journal Entry)
3. Detail Transaksi Cards dan Integrasinya dengan Mekari Jurnal
| Jenis Transaksi | Jurnal’s Expense Post (Pencatatan Biaya di Jurnal) | Journal Entry |
| Creation | - | Debit: Mekari Expense balance Credit: [Account receivables] Tag: XPM - Card Status: Closed |
| Top up | - | Debit: [Account receivables] Credit: Mekari Expense balance Tag: XPM - Card Status: Closed |
| Card transaction | Pay from: [Account receivables] Status: Paid Beneficiary: Mekari Expense Tag: XPM - Card | Debit: Mekari Expense Credit: [Account receivables] |
| Card deactivation | - | Debit: Mekari Expense balance Credit: [Account receivables] Tag: XPM - Card Status: Closed |
Keterangan Gambar untuk Transaksi Cards
Berikut adalah contoh tampilan transaksi dan pencatatannya pada Mekari Jurnal untuk transaksi Cards:
Top up
(Tampilan Journal Entry)
Card Transaction
(Tampilan Journal Entry)
Card Deactivation
(Tampilan Journal Entry)
4. Detail Transaksi Bills dan Integrasinya dengan Mekari Jurnal
Menu Bills menangani integrasi dan sinkronisasi dengan Journal dengan cara yang berbeda. Anda perlu melakukan pemetaan akun untuk setiap transaksi melalui Transaction List di halaman Integrations. Setelah klik "Sync to Journal", Anda dapat melakukan pemetaan pada field berikut:
(Tampilan Jurnal’s Expense Post)
(Tampilan Journal Entry)
5. Detail Balance Top up dan Integrasinya dengan Mekari Jurnal
| Jenis Transaksi | Journal’s Expense Post | Journal Entry |
| Balance | Top up | Debit: Mekari Expense balance Credit: Bank account Tag: XPM - Top up Status: Closed |
Keterangan Gambar untuk Balance Top up
Berikut adalah contoh tampilan Balance Top up dan pencatatannya pada Mekari Jurnal:
(Tampilan Journal Entry)