Anda dapat memeriksa invoice yang telah diajukan oleh vendor. Selanjutnya, Anda dapat menerima atau menolak invoice tersebut jika tidak sesuai. Berikut langkah-langkahnya.
Login ke halaman app.expense.mekari.com.
Masuk ke menu Purchasing.
Lalu klik submenu “Purchase”.
Invoice yang diajukan vendor akan terlihat seperti berikut dan berstatus Awaiting review.
Purchase Invoice dibuat oleh vendor akan muncul dengan label/badge "Vendor Submitted".
Apabila ada ketidaksesuaian biaya yang diajukan, maka akan muncul informasi Potential anomalies detected in amount, vendor untuk melihat detail anomali dari transaksi tersebut dengan klik “Review transaction”.
Untuk melihat detail transaksi sebelum menyetujui atau menolaknya, Anda dapat klik “nomor invoice”.
Detail invoice yang diajukan vendor akan terlihat seperti berikut.
Untuk menyetujui/menolak invoice, Anda dapat scroll ke bawah lalu pada tab Payments, klik tombol “Actions” dan pilih Approve payment request untuk menyetujui pengajuan atau Reject payment request untuk menolak pengajuan.
Jika Anda menyetujui pengajuan, maka selanjutnya invoice akan berstatus Awaiting authorization, untuk melanjutkan ke tahap pengajuan pembayaran scroll ke bawah dan tab Payments dan klik “Actions” dan pilih Authorize and pay.
Anda akan masuk ke halaman berikutnya dan jika pembayaran sudah dilakukan oleh finance, scroll kembali ke bawah halaman pada tab Payments, klik “Actions” dan pilih Mark as paid.
Masukkan bukti pembayaran dan catatan mengenai pembayaran tersebut lalu klik “Submit”.
Status pembayaran akan berubah menjadi Paid.