Melalui menu Workflow di Mekari Expense, Admin atau Super Admin dapat mengatur alur kerja (workflow) yang disesuaikan berdasarkan nominal transaksi. Menu ini juga menyediakan pengaturan untuk membuat alur kerja khusus bagi klaim reimbursement mata uang internasional.
Penting
Pastikan Anda telah membaca dan memahami Overview Menu Workflow sebelum memulai mempelajari panduan ini.
Sebelumnya Anda dapat mempelajari tentang:
[Blog] Mengenal dasar-dasar workflow dari Flowchart dan Kegunaannya untuk Bisnis
Berikut panduan cara membuat International Workflow untuk Claims.
Pilih menu Workflow dan klik tab "Claims".
Pada tab “International”, klik “Create workflow” kemudian pilih International.
Maka, Anda diarahkan ke halaman Create workflow. Lengkapi form pembuatan workflow seperti penjelasan berikut.
| No. | Nama Tombol/Kolom | Penjelasan |
| 1. | Workflow name | Isi dengan nama workflow klaim ini. |
| 2. | Type | Pilih tipe klaim untuk pengaturan workflow ini. Anda dapat memilih salah satu opsi atau keduanya sekaligus. |
| 3. | Currencies |
Pilih mata uang untuk workflow klaim ini. Sistem hanya memperbolehkan Anda memilih maksimal 5 mata uang dalam 1 (satu) workflow. Opsi-opsi mata uang yang tersedia meliputi (GBP) Pound Sterling , (HKD) Hong Kong dollar, (INR) Indian rupee, (JPY) Japanese yen, (MYR) Malaysian ringgit, (NZD) New Zealand dollar, (PHP) Philippine peso, (RUB) Russian Rubble, (SAR) Saudi riyal, (THB) Thai baht, (TWD) Taiwan Dollar, (USD) United States Dollar, dan (VND) Vietnam Dong. Misalnya, Anda memilih MYR, maka karyawan dapat mengajukan klaim dengan mata uang Ringgit Malaysia. |
Kemudian, pada bagian Claim approval rule, Anda dapat mengatur alur persetujuan klaim karyawan. Berikut penjelasannya.
| No. | Nama Tombol/Kolom | Penjelasan |
| 1. | Doesn’t require approval | Aktifkan opsi ini jika pengajuan klaim oleh karyawan tidak membutuhkan proses persetujuan apa pun. |
| 2. | Approval step 1 |
Ini merupakan lapisan pertama approval untuk workflow klaim yang sedang Anda atur. Apabila Anda memilih Approval line sebagai kondisi lapisan approval, maka Tahapan persetujuan ini merupakan standar yang sudah dikonfigurasi secara default mengikuti sistem pengaturan approval di perusahaan Anda. Sebagai contoh, default approver adalah Approval line - 1 upper line yang berarti 1 jabatan di atas karyawan yang mengajukan klaim. |
| 3. | Add more approver |
Gunakan opsi ini jika Anda ingin menetapkan beberapa pihak untuk menyetujui klaim dengan wewenang yang sama dengan pemegang posisi lapisan pertama, istilahnya adalah Any of these approver can also approve. Sehingga, approver terpilih dapat menggantikan approver pertama saat menyetujui klaim. Sebagai contoh, jika Anda melakukan pemilihan melalui Employee ID, Anda cukup memilih ID serta nama karyawan pada kolom yang telah disediakan. Jika terjadi kekeliruan saat memasukkan data, Anda dapat menghapus entri tersebut dengan menekan ikon "-". |
| 4. | Add approval step |
Gunakan opsi ini jika Anda ingin menambahkan lapisan persetujuan, sehingga terdapat lebih dari 1 (satu) lapisan persetujuan untuk setiap klaim. Untuk menghapus lapisan ini, Anda dapat klik “Remove”. Sebagai contoh, setiap klaim karyawan harus melewati dua tahapan persetujuan, yaitu Supervisor dan Branch Manager. Maka, Anda perlu membuat 2 (dua) lapis persetujuan. |
Jika form pembuatan International Claim Workflow sudah selesai diisi, klik “Save & publish”.
Maka, workflow berhasil dibuat dan Anda diarahkan ke halaman daftar International Claims Workflow seperti berikut.
-
Anda dapat melakukan tindakan-tindakan tertentu pada workflow yang telah dibuat dengan klik “Actions”.
- View details: Klik untuk melihat halaman rincian workflow. Pada halaman ini, Anda juga dapat mengubah informasi yang perlu diubah dengan klik ikon “pensil”.
- Edit workflow: Klik untuk mengubah informasi workflow ini.
- Delete: Klik untuk menghapus workflow ini. Pada pop-up yang muncul, konfirmasi tindakan Anda dengan klik tombol “Delete”.
Demikian penjelasan mengenai cara membuat workflow pengajuan klaim dengan mata uang internasional di Mekari Expense melalui fitur International Claim Workflow Settings.