Fitur Multi-Company Management memungkinkan Super Admin perusahaan induk mengelola akses pengguna di seluruh perusahaan dalam satu grup melalui menu Settings pada Mekari Expense. Setelah perusahaan induk dan anak perusahaan selesai dikonfigurasi oleh tim Internal Mekari, halaman Multi-Company Management akan tersedia secara otomatis.

Pada halaman ini, Super Admin dapat melihat seluruh perusahaan dalam grup beserta Company ID (CID), mengelola akses lintas perusahaan untuk karyawan, mengubah peran atau mencabut akses pengguna pada perusahaan tertentu, serta melakukan perpindahan perusahaan (company switching). Fitur ini juga mendukung approval workflow lintas perusahaan dan mengirimkan notifikasi ketika terjadi perubahan akses.

- Karyawan dengan status resign atau nonaktif tidak dapat diberikan atau diperbarui akses lintas perusahaan.
- Setiap perusahaan wajib memiliki setidaknya 1 Super Admin yang aktif.
- Jika langganan pake Mekari Expense pada child company berakhir, akses lintas perusahaan akan ditangguhkan sementara dan dipulihkan secara otomatis setelah langganan diperpanjang.
- Sinkronisasi Talenta hanya berlaku untuk Parent CID yang sedang aktif. Akses lintas perusahaan ke child company lainnya tidak akan berubah.

A. Company Switching pada Multi-Company Management 

Fitur Company Switching memungkinkan pengguna yang memiliki akses ke lebih dari satu perusahaan untuk berpindah antar perusahaan tanpa perlu keluar (logout) dari akun. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan saat menggunakan fitur ini:

• Setelah login, sistem akan menampilkan dashboard Parent Company secara otomatis.
• Menu Company Switcher tersedia pada navigation header di platform web dan ikon pada halaman Home di aplikasi mobile.

Tampilan Web	Tampilan Mobile

• Saat berpindah perusahaan, seluruh data, transaksi, dan laporan akan menampilkan informasi sesuai Company ID (CID) yang sedang aktif.

• Pengguna yang memiliki akses dari perusahaan lain (shadow user) akan ditandai dengan badge atau ikon khusus pada daftar pengguna.

  Apabila akses pengguna ke suatu Company ID (CID) dicabut, pengguna akan menerima pesan "You no longer have access to this company" ketika mencoba beralih (switch) ke perusahaan tersebut. 

B. Cara Mengakses Halaman Multi Company Web

1. Masuk ke akun Mekari Expense Anda. Kemudian pilih menu “Settings”.

2. Lalu klik tab “Multi company”.
   

   Akses menu ini hanya berlaku untuk peran Super Admin.

3. Pada tab Company Group, Anda dapat melihat daftar seluruh perusahaan yang tergabung dalam grup beserta informasi terkait perusahaan dan akses lintas perusahaan. Berikut penjelasan mengenai setiap bagian yang tersedia pada tab Company Group. 
   

No.	Nama Fitur	Penjelasan
1	Company Group	Tab untuk mengakses daftar seluruh perusahaan yang tergabung dalam grup, termasuk perusahaan induk (Parent Company) dan anak perusahaan (Child Company).
2	Search Company Name/ID	Digunakan untuk mencari perusahaan berdasarkan nama perusahaan atau Company ID (CID).
3	Company Name	Menampilkan nama perusahaan beserta Company ID (CID) dan penanda apakah perusahaan tersebut merupakan Parent Company.
4	Total Employees	Menampilkan jumlah total karyawan yang terdaftar pada masing-masing perusahaan.
5	Multi-Company Access	Menampilkan jumlah karyawan yang telah diberikan akses lintas perusahaan (cross-company access) pada perusahaan tersebut.
6	Subscription Status	Menampilkan status langganan XPM pada perusahaan beserta masa berlaku langganannya.
7	Manage Access	Digunakan untuk melihat dan mengelola akses lintas perusahaan bagi karyawan pada perusahaan yang dipilih. Tombol ini akan mengarahkan Anda ke halaman User access.

4. Selain itu untuk dapat mengelola akses User, Anda dapat klik tab “User access”. 
   

5. Pada tab ini, Super Admin dapat melihat daftar pengguna yang telah memiliki akses lintas perusahaan, memberikan akses baru, mengubah peran pengguna pada perusahaan tertentu, maupun mencabut akses sesuai kebutuhan. Berikut penjelasan mengenai setiap bagian yang tersedia pada tab User access.
   

C. Cara Mengatur User Access Employee

1. Masuk ke akun Mekari Expense Anda. Kemudian pilih menu “Settings”.
2. Lalu klik tab “Multi company”.
   

3. Kemudian klik tab “User access”. 
   

4. Selanjutnya, klik “Set access”.
   
5. Maka akan muncul tampilan berikut. Tentukan employee yang akan diatur aksesnya dengan klik “Select employee”.
   
6. Pilih karyawan yang akan diberikan akses lintas perusahaan dari daftar yang tersedia. 
    

7. Sistem akan menampilkan Main Company beserta role yang dimiliki oleh karyawan yang dipilih. Anda dapat mengubah role tersebut melalui kolom Role. Untuk menambahkan akses ke perusahaan lain, klik “Add company”, lalu pilih perusahaan dari daftar yang tersedia. 
    

8. Setelah seluruh perusahaan dan role telah sesuai, klik Save changes untuk menyimpan pengaturan. Klik “Save changes” untuk menyimpan perubahan. 
   

   Jika ingin melanjutkan pengaturan akses untuk karyawan lain tanpa menutup jendela, klik “Save & set another”.
   

9. Setelah berhasil disimpan, sistem akan menampilkan notifikasi Access changes saved, dan informasi akses pengguna akan diperbarui pada daftar User Access. 
   
    

D. Approval Workflow pada Multi-Company Management 

Pada Multi-Company Management, approval workflow mengikuti hubungan antara Parent Company dan Child Company. Berikut beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan:

• Daftar approver hanya menampilkan pengguna dari perusahaan yang sedang aktif (Current CID) dan Child Company yang terdaftar.

• Pemilihan anggota pada policy assignment mengikuti cakupan perusahaan yang sama.

• Pengguna hanya dapat memproses approval pada perusahaan yang sedang aktif.

• Jika hubungan antara Parent Company dan Child Company dihapus, proses approval yang masih berjalan akan dialihkan kepada Company Admin melalui halaman transaksi.
  
  (Berlaku untuk proses approval pada modul Purchase (Purchase Request dan Purchase Invoice), Claims, Trips, dan Vendor Approval.)

  Proses approval hanya dapat dilakukan pada perusahaan yang berstatus aktif. Jika langganan Mekari Expense pada Child Company berakhir, seluruh approval yang ditugaskan kepada pengguna di perusahaan tersebut tidak dapat diproses.

E. Notifikasi Email dan Push Notification pada Multi-Company Management 

Saat terjadi perubahan akses lintas perusahaan, sistem akan mengirimkan notifikasi secara otomatis kepada pengguna dan Admin. Jenis notifikasi yang dikirim meliputi:

• New Access: Dikirim saat akses lintas perusahaan pertama kali diberikan.
  

• Updated Access: Dikirim saat Super Admin memperbarui role atau akses pengguna.
  

• Revoked Access: Dikirim saat akses lintas perusahaan dicabut beserta informasi perusahaan dan role yang terdampak.
  

• Push notification: Dikirim untuk transaksi yang memerlukan approval. Saat dibuka, pengguna akan diarahkan ke perusahaan (CID) yang sesuai. Jika akses telah dicabut sebelum notifikasi dibuka, sistem akan menampilkan informasi bahwa pengguna tidak lagi memiliki akses.

  Setiap notifikasi email terkait perubahan akses lintas perusahaan akan dikirim kepada karyawan yang terdampak dan Admin.  

Demikian penjelasan mengenai cara mengelola Multi Company Management via website. Pelajari juga terkait cara melakukan company switching via mobile di sini.